【自社事例】運用次第で、業務効率化へ！テレワーク導入事例
群馬オフィスづくり.comは群馬県高崎市を中心とした西毛エリア、群馬県前橋市でお客さまのオフィスづくりに一括対応しています。
オフィス移転や、オフィスレイアウト設計、オフィス家具選定、オフィス内装工事などオフィスづくりに関わることなら私たちにお任せください。
長年の経験をもとにお客さま1社1社のご要望に柔軟に対応いたします。
現在、新型コロナウイルス対策としてテレワークをされている方、
導入を検討されている方も多いのではないでしょうか？
「検討はしているけど、他社はどのようにやっているのだろう…」
そんなお問い合わせにお応えして今回は、
今回は弊社のテレワーク実施事例を『ツール』と『コミュニケーション』の
2つの視点からご紹介してまいります。
1.ツール
まず考えなくてはいけないのはツール面です。
企業様によって多少の違いはありますが、弊社のツールについてご紹介いたします。
オフィス出社時と変わらない環境づくりのために
アサヒ商会テレワーク基本セット
・ノートPC(カメラ付き)
・マイク付きヘッドフォン
・持ち運びモニター
・マウス
・持ち出し用電話
弊社のオフィスレイアウト作成チームが現在こちらのセットを使用し、
多い人で週4日の在宅勤務を実施しています。
オフィスに出勤時は、業務効率化・ミスを防ぐためダブルモニターで業務を行っています。在宅勤務時も同じ環境で業務ができるよう、
持ち運びが可能なモニターを用意しています。
家具のご提案なども行っていますので、カタログ等も必要になりますがそういったものは各メーカーが用意している
オンラインカタログを活用し荷物の簡略化をしています。
また電話についてはクラウド電話を使用しております。
会社宛てに着信した電話の自宅での受話が可能で、もちろん発信もできます。
このようにツールを整えることで、会社にいるのとほとんど変わらない環境をつくることが可能です。
持ち運びBOX＆チェックリストで紛失を防ぐ
弊社で活用中のチェックリストです
先ほどもご紹介しましたが、弊社では4名のスタッフが交代で在宅勤務に入っています。
ツールはもちろん会社の備品です。
そんな大切な備品を紛失しないよう、チェックリストを用意しています。
また、先ほど用意したツールをカバンなどに入れるのは困難です。
PCバックなどにも収まらないため、持ち運びのできるBOXを用意しました。
使用製品：フタ付キャビネットバッグ
Ａ４ノートＰＣ対応 ユートリム
(商品品番：UT-1091)
こちらを使用することでツールが一つに収まり、持ち手もついているので持ち運びも楽ちんです。
自宅にいる際も空いている棚などに入れておけば邪魔になることや、紛失・汚れの心配もありません。
持ち手も頑丈なので切れる心配はありません
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コミュニケーション
在宅勤務の課題の一つとなるのがコミュニケーションです。
顔を合わせる機会が減るため、場合によっては、業務効率が落ちてしまう…なんてことも。
次は、弊社の在宅勤務時のコミュニケーションについてお話していきます。
状況に応じたツールで円滑なコミュニケーション
弊社では、
・チャットツールによる文字での情報共有
・オンライン会議で対面でのコミュニケーション
・タスク共有アプリでの「仕事の見えるか」
を行っています。
朝のMTGはオンライン会議システムを利用し、ビデオ会議を行っています。
本日のスケジュールや仕事の割り振りなどオフィスへ出勤時の
朝礼で行っていることと同じことをビデオ会議でも行います。
業務開始後の仕事の進捗の確認は、チャットツール使用し共有もしますが、
手間を省くために、タスク管理アプリを活用し、作業の見える化をおこなっています。
データの添付もできるので、その日いきなり入ってきた仕事もタスクに資料を添付しておけば、
社内・在宅どちらでも手の空いた方が対応できるようになっています。
朝礼だけではなく、お昼の昼礼、そして終礼を行い業務の共有を行うことでコミュニケーション不足を防ぎます。
このように状況に応じたコミュニケーション方法で、在宅勤務中も無駄なく、円滑にコミュニケーションを行っています。
今回は弊社のテレワーク導入事例についてご紹介してまいりました。
ご紹介した以外にも、書類管理やルールなど導入に際して検討が必要です。
状況的にすぐにテレワークをはじめないといけない…という企業様もいらっしゃるかと思います。
緊急ではじめたテレワークも運用次第では、無駄な業務の見直しや業務効率化、働き方改革につながり、優秀な人材の確保に繋がります。
弊社では、テレワーク導入支援も行っておりますので、ぜひご相談ください。
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