概要

弊社の業務改善をする目的や想いを大切にして、同じ目線で本気で提案してくれました。
全社を巻き込んだオフィス改革を真摯に対応いただけて、今の快適なオフィスがあります。

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渋川ガス株式会社様は、渋川市にあるガス会社です。「人・街・エネルギー」をスローガンに、人がいることで街が構成され、人という活気(エネルギー)とともに街の中で生活をするためにエネルギーが存在する。生活に欠かせないエネルギー供給を安全に、快適に提供することを使命に日々業務を遂行されています。このたび、群馬高崎オフィスづくり.comにて現在使用する社屋の1階と3階の改装、レイアウト変更のお手伝いをさせていただき、業務改善に直結するオフィスづくりを実現しました。本プロジェクトの陣頭指揮を執られた取締役の関雅昭様に弊社の仕事や改装されたオフィスについてインタビューをさせていただきました。

オフィス改装をする理由と当社に置い合わせいただいたきっかけは?

業務改善をしなければ!と思った時にアサヒ商会の徳永さんが現れた。

弊社はガス会社でガスの供給をしていますが、ガス自由化にともなって我々のようなガス供給会社もお客様から「選ばれなければならない」という環境になってきました。ガスを安全に快適に供給しつつ、日々営業をしてお客様に選ばれなければいけない中で、一生懸命営業をすればするほど悩みが生まれてきました。例えば、書類整理が雑で書類を探すことに時間を奪われ仕事が遅くなる。その結果、残業が増える。残業が増えると疲れるので、仕事でミスをしやすくなる。ミスをするとお客様からの信頼を失うし印象も悪くなる。それどころか、安全が第一のガス供給でミスをすると人命にかかわる一大事にもなりかねません。
また、書類の山がオフィスのいたるところで散見されるようになっていたのですが、実は我々のオフィスへはガス料金を支払うために地域住民の方や事業者の方が来店されることが多々あります。お客様にオフィスを見られるということもあり、書類の山が散見されるオフィスの会社となると、「こんな会社にガス供給をお願いして大丈夫か?」と不安に思わせることにもつながります。これらの悩みが積み重なりどうしようもない時に、別件でお付き合いのあったアサヒ商会さんに「オフィスの悩み」を打ち明けたのがきっかけでした。
度々打合せで来ていた徳永さんは、常に「ものの価値の捉え方が面白い人」ということもあり、「例えばオフィスを改装して、物理的に環境を変えて業務改善をしていきたい」という話と、先ほど述べた悩みを伝えて、具体的なプランをいただくに至りました。

実際に依頼してみていかがでしたか?

現場で働く従業員の意見と私の間に入って上手に意見を吸い取って真摯に対応してくれました。

私はプロジェクトの陣頭指揮を執る責任者で、実際にオフィスを使うのは従業員全員です。なので、私だけでなく全従業員の意見、気持ち、悩みを吸い上げてそれを徳永さんに伝えました。その後は、徳永さんにお任せしました。職種別に各従業員とやりとりしていただきながら改装プランを練っていただきました。特にオフィスに滞在する時間が長い事務方の女性社員の意見を取り入れていただいたり、社内で接客する従業員の話をしっかり聞いてプランに反映していただいたり、積極的にヒアリングをしてプランに落とし込んでいっていただけるので、責任者の私の手間や業務が軽減されとても軽くなりました。
せっかく改装するからには業務改善だけでなく、見た目も良くしたいと思っていたところで、床のカーペットのデザインや家具の色味の選定などでセンスが試されるところも、デザインプランを複数パターン用意してしっかり説明してくれるのでわかりやすく、社長や各従業員へ説明するのも助けとなりました。
特に気に入っているのは受付です。これは事務方の女性から出た「受付を広くして、天板の高さを変えて立って応対、座って応対をできるようにしたい」という意見に対し、最適な家具の提案と受付に相応しい素材、色味まで提案していただき、「新しい受付は応対しやすくなったしストレスが減った」とか「気持ちがいい」という声が出てきました。
それと、中古家具を上手に取り入れてコストダウン策を提案してくれたことは懐事情に優しく社長や役員へ稟議を上げる際に助かりました。
改装で導入した家具、資材、備品は今後汚れたら買い替えたり、買い足したりすることがありますが、徳永さんは導入したものそれぞれのリストを作ってすぐに発注しやすいように細やかに対応してくれたことも嬉しい心遣いでした。これにより、実際の使用例、管理をする総務側との連携と手間を省いていけるようになりました。
もともと書類の山になっていた原因はデスクでした。両サイドに引き出しがあるデスクを従業員全員が使用していたのですが、引き出しがあるおかげで書類やモノを捨てられず溜めてしまっていました。これを思い切って片側だけ引き出しのデスクに、しかもサイズも小さくしました。しかし、何も問題無く仕事ができています。デスクを小さくすると、余るスペースが出てきますが、お客様をもてなすスペースにしました。このおかげでお客様がご来社した時に気持ち良くお待ちいただくことができたり、商品を展示できるようになったのでお客様に喜んでいただけています。
オフィス改装を行って業務改善がなされたので、従業員のストレスが減り、働きやすくなり、お客様からも好評なオフィスになりましたので、満足しています。
実は、良い副産物がいくつかありました。
この改装を行って社長以下全従業員が書類や備品の保管場所を定めたルールに従ってオフィスを使うようになり、改装されたオフィスの維持が思った以上にできています。
これまでは「ハサミってどこにあったっけ?」と近くの従業員に聞いていて。効かれた従業員は手を止めないといけないし、いきなり社長から声をかけられるとビクッとなりますもんね(笑)
書庫の上に天板を乗せた簡易ミーティングスペースは、簡単なミーティングや会話を立って行えるのでコミュニケーションが増えました。ときどきそこで皆でお菓子や軽食をつまんだりすることもしています。楽しいオフィスにもなりました。

また、アサヒ商会さんには社内の情報セキュリティも見ていただいていますが、今回の社内改装時の配線は自社の社員にやらせました。というのも、個人のセキュリティ意識を上げないと、99%アサヒ商会さんで頑張ってもらっても、1%は我々ユーザーのミスでウイルス感染を招いてしまうこともありますからね。

あとは、シューズロッカーですね。従業員数の割にかなり大きなシューズロッカーに替えたのですが、従業員1人に4つスペースを与えられるんです。そうすると、屋外靴、室内靴、
簡易屋外靴(スリッパ)、安全靴が入れられます。現場で働く従業員もいますので、靴がどうしても多くなるのですが、これはかなり好評ですね!現場仕事がある業界の方にはおススメですよ!

改装後のオフィスの自慢とこれから解決していきたい課題は?

会社の使命を全うできる体制が出来てきたが、 まだまだ課題はあります。

まず改装後のオフィスの自慢ですが、我々はガス会社なので地震などの天災があった場合は、地域のガスによる事故を防ぐために緊急出動することがあります。昼夜を問わない対応を求められる可能性もあります。そこで夜間の緊急事態の際に床でも寝られるように我々のオフィスは、改装後は執務スペースを土足厳禁にしました。自慢ではないですが、我々の本気の姿勢をお見せしたいと思っています。
自慢は先ほど述べた受付と簡易ミーティングスペースですね。従業員の生の声を反映させられてお客様に喜んでいただけたし、私も思いつかなかったアイデアもあり自慢できるところですね。

課題はまだまだあります!
今回の改装は第一段階で、これがスタートです。改装で物理的な変化を作り、それによって従業員の動きや書類の量が変わってきました。しかし、働き方改革のスムーズな運営まではできていません。今は備品の使い方や書類の整理の仕方を決めてスムーズに運営できていますが、お客様対応の仕方、残業を減らす取り組みなどもっと高度な運営はできていません。
さらにセキュリティ面も未熟です。現在はアサヒ商会さんがリードしてくださりサイバー犯罪対策はできていますが、バクアップをとることが完璧ではありません。我々はガス供給という生活に重要で、ミスをすると甚大な被害が出てしまう業界にいます。そのためセキュリティ面は「やりすぎ」と思えるくらいにしっかりやらなければ使命を果たせないと考えています。

ただ、我々は小さい規模の会社なので、アサヒ商会さんのご提案を受けながら、現場の自分たちの意見を取り入れながらオフィス改革を引き続き実施していく予定です。

インタビューを終えて~群馬高崎オフィスづくり.comの担当者より~

お忙しい中、インタビューにお答えいただきありがとうございました。
業務改善に役立った事、オフィス改善を実施する前は現場の皆様から
「大丈夫?」と不安なお声を頂戴しましたが、難なく使いこなせているところを見ると、大変うれしく思います。
まだまだ課題は沢山あるとのことなので、引き続きオフィス改善を通して更なる業務改善のお役に立てるよう
ご提案をさせていただきます。

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